при смене материально ответственных лиц;
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
при реорганизации или ликвидации организации.
Очевидно, что уклонение от проведения обязательных инвентаризаций, предусмотренных Законом о бухгалтерском учете, может расцениваться как нарушение норм российского законодательства со всеми вытекающими последствиями, прежде всего при оценке степени достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
В соответствии с законом стоимость выявленных при инвентаризации излишков имущества приходуется на соответствующих активных счетах бухгалтерского учета за счет увеличения прибыли (уменьшения убытка) отчетного года. Стоимость недостачи, порчи или иной утраты имущества в пределах норм естественной убыли относится на счета издержек производства и обращения, а в суммах, превышающих эти нормы, - на счета виновных лиц. Если виновные лица не установлены, а также по другим причинам, невозмещенные убытки от недостачи и порчи имущества списываются на финансовые результаты (уменьшение прибыли либо увеличение убытка) за отчетный период.
Закон прямо не предусматривает покрытие убытков от недостачи и порчи имущества за счет страховых платежей, но если оно было застраховано, то невозмещенные суммы недостач и порчи имущества должны быть отнесены на счет страхового возмещения, и только в случае недостаточности последнего оставшаяся сумма может быть списана на финансовые результаты.
Законом также не предусмотрен порядок уточнения расхождений в суммах расчетов и обязательств, выявленных при инвентаризации. Из контекста соответствующих норм, предусмотренных законом, можно предположить, что выявленные расхождения регулируются путем увеличения или уменьшения прибыли (убытков) отчетного периода, либо путем отнесения на счета резервов по сомнительным долгам.
Как определено в законе, регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах. Систематизация и накопление первичной информации необходимы для ее отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Закон разрешает вести регистры бухгалтерского учета на самых различных носителях информации - от бумажных журналов и книг до самых новейших машинных носителей. В обязанности лиц, отвечающих за ведение бухгалтерского учета, закон вменяет обеспечение защиты учетных записей в регистрах бухгалтерского учета от несанкционированных исправлений. Доступ посторонних к информации, содержащейся в регистрах, должен быть максимально ограничен, тем более что их содержание, равно как и содержание внутренней бухгалтерской отчетности, составляют коммерческую тайну. Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета необходимо обосновать и подтвердить с указанием даты исправления. Подтверждают исправления те лица, которые инициировали и вносили их в регистры бухгалтерского учета. Исправления следует вносит во все взаимосвязанные регистры и в обобщающие показатели бухгалтерского учета и отчетности.
Закон предусматривает систему контроля записей в регистрах: данные из первичных документов вносятся в регистры бухгалтерского учета в хронологической последовательности совершения хозяйственных операций и поступления первичных и сводных учетных документов. В регистрах бухгалтерского учета информация о хозяйственных операциях должна группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обязаны обеспечить лица, составляющие и подписывающие эти регистры.
Все организации, обязанные по закону вести бухгалтерский учет, на основе информации, полученной на синтетических и аналитических счетах, должны составлять и представлять бухгалтерскую отчетность. Формы бухгалтерской отчетности организаций, за исключением банков, и указания по их заполнению подлежат разработке и утверждению Министерством финансов Российской Федерации. Центральный банк России утверждает формы отчетности банков и инструкции к ним.
Месячная и квартальная отчетность является промежуточной и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года. Отчетным годом для всех организаций является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно. Первым отчетным годом для вновь созданных организаций считается период с даты их государственной регистрации по 31 декабря соответствующего года, а для организаций, созданных после 1 октября, - по 31 декабря следующего года.
Здравствуйте!
Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации"
Инвентаризация имущества и обязательств
26. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
27. Проведение инвентаризации обязательно:
ПРИ СМЕНЕ материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
2.4. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
2.5. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. ...
2.8. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
Конечно, у работодателя есть право подать на Вас в суд.
Согласно ст. 392 Трудового кодекса РФ, работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба.
Но для этого нужны веские доказательства.
Если по результатам инвентаризации работодатель сможет подтвердить размер недостачи, то увольнение работника не будет препятствием для взыскания материального ущерба.
Однако, чтобы подтвердить размер ущерб, работодатель должен установить его причины.
Возникает один вопрос - как работодатель уволил материально ответственное лицо без инвентаризации?
В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей. Под материальными ценностями мы понимаем такое имущество организации, как: основные средства, материалы и запасы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие материальные активы.
Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.
В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.
Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.
Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.
Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.
Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?
В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.
Инвентаризация - лучший друг бухгалтера
В соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:
Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.
В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.
В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.
Обратите внимание: в соответствии с п.5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.
В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 - итоговые данные по недостачам.
Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».
Порядок документального оформления списания недостач и излишков
Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.
Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.
Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.
Обратите внимание: нормы естественной убыли не применяются к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде .
Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.
Обратите внимание: Списание товарных потерь оформляется актами унифицированных форм ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-7 (журнал регистрации ТМЦ, требующих завеса тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом ТМЦ), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров), ТОРГ-21 (переборка плодоовощной продукции) .
Если сумма недостачи превышает нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.
Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.
Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.
Бухгалтерский учет излишков
Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.
Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.
При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:
Дт счета учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт счета 91.1 «Прочие доходы» - оприходованы излишки ТМЦ, выявленные при проведении инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации излишки могут использоваться организацией в дальнейшей хозяйственной деятельности.
В случае, если в дальнейшем излишки списываются в производство, стоимость по которой они были оприходованы, отражается по дебету счетов учета затрат.
Например: Дебет счета 20 10 «Материалы».
При реализации излишков МПЗ, их стоимость учитывается в составе прочих расходов:
Дебет счета 91.2 10 «Материалы».
При реализации излишков товаров, стоимость относится на себестоимость проданных товаров:
Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 41 «Товары».
Обратите внимание: оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету
Бухгалтерский учет недостач
Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.
При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50) - отражена сумма выявленной недостачи.
Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:
Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача в пределах норм естественной убыли.
Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 списана недостача за счет виновного лица.
В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.
Например:
Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.
В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны иметь следующие документы:
Налоговый учет излишков
Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.
В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.
Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости - по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение - по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).
Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина от 20.05.2010г. №03-03-06/1/338.
При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина от 12.08.2011г. №03-03-06/1/478).
Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.
Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2008г. №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.
Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.
Обратите внимание: использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.
Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.
При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме от 29.12.2009г. №03-03-06/1/829.
Налоговый учет недостач
Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.
Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке , установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).
Обратите внимание: положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.2010г. № 16-15/080278@).
Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.
Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.
При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.
В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.
Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:
При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.
В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
В своем письме от 27.08.2010г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.
При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.
Обратите внимание: транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).
Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия инвентаризации, являются Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. N 34н; Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. N 49; Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99), утвержденное Приказом Министерства финансов РФ от 6 июля 1999 г. N 43н.
Порядок проведения инвентаризации также регулируется ст.561 ГК РФ , согласно которой обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственного лица;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи;
при возникновении форс-мажорных обстоятельств;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством (например, при продаже предприятия как имущественного комплекса).
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации всех форм собственности обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Такое требование установлено п.1 ст.12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
инвентаризация бухгалтерский учет
В п.2 ст.12 указанного Закона перечисляются случаи, когда проведение инвентаризации является обязательной процедурой, это:
передача имущества в аренду, выкуп, продажа, а также преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия;
смена материально ответственных лиц;
выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
реорганизация или ликвидация организации;
период перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также другие случаи, предусмотренные законодательством РФ .
В организациях, осуществляющих торговую деятельность, как ни в одной другой отрасли, необходим контроль над сохранностью имущества, который можно осуществлять в том числе посредством проведения инвентаризации. Строгому учету в торговых организациях в основном подлежит имущество, предназначенное для продажи, - товар.
Требование о достоверности годовой бухгалтерской отчетности подразумевает проведение инвентаризации по состоянию на 31 декабря отчетного года (п. п.6, 38 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации" ). Однако на практике провести инвентаризацию имущества (в том числе основных средств, товаров, материалов) и обязательств единовременно весьма проблематично. Поэтому п.27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ допускается проведение инвентаризации имущества в течение IV квартала отчетного года .
Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств .
Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств (п.1.3 Методических указаний) . Причем для целей данных указаний под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы (п.1.2 Методических указаний) . Кроме этого, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п.2.8 Методических указаний) . Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 установлен Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. К ним, кроме прочего, относятся кассиры (другие работники, выполняющие обязанности кассиров, контролеров), заведующие складов (другие работники, осуществляющие получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей) . С названными работниками заключаются письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст.244 ТК РФ) .
В организационно-техническом разделе Учетной политики должны быть прописаны вопросы, связанные с организацией и проведением инвентаризаций. Согласно п.4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" в рамках учетной политики подлежит утверждению и порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации .
Важность этого метода бухгалтерского учета объясняется тем, что даже если учетные данные полностью соответствуют содержанию первичных учетных документов, это не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности и их отражении в учете в бухгалтерском учете не было допущено нарушений.
В соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета проведение инвентаризаций обязательно в следующих случаях:
при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет);
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Министерства финансов РФ;
а при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива .
Таким образом, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности организации обязаны не реже одного раза в три года проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Действующим законодательством РФ не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако штраф может быть назначен за недостоверность учета и отчетности, которые не подтверждены фактическим наличием сырья и материалов, не отражают достоверно финансовое состояние организации. Поэтому организация, которая своевременно не проводит инвентаризацию или делает это формально, нарушает требования бухгалтерского законодательства. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности влечет за собой административную ответственность по ст.15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
21. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
22. Проведение инвентаризации обязательно:
При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;
При смене материально ответственных лиц;
При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
При реорганизации или ликвидации организации;
В других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
23. С целью организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации в организациях проводятся проверки.
Порядок проведения проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.
24. При организации работы по проведению инвентаризаций проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, где склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В отдельных подразделениях организации склады (кладовые) могут отсутствовать.
Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера - при отсутствии в штате должности главного бухгалтера).
25. В подразделениях организации, склады (кладовые) которых не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация запасов на таких складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства (незавершенного строительства) в данном подразделении.
26. Для проведения комплекса работ по выявлению фактического наличия запасов, сопоставления фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета, документальному оформлению фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи и других аналогичных документах), определения причин списания запасов и возможности использования отходов и ряда других аналогичных работ в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
Учитывая большой объем указанных работ, их специальный характер, в организации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.
27. Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.).
В состав указанных комиссий включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (юристы, инженеры, экономисты, техники и т.д.).
В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Конкретные направления деятельности постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий (в дальнейшем - Комиссия) изложены в соответствующих разделах настоящих Методических указаний.
28. Бухгалтерская служба организации обязана:
Осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;
Требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;
Следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;
Отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.
29. По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:
А) излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится:
В коммерческих организациях - на финансовые результаты;
В некоммерческих организациях - на увеличение доходов;
б) суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно. В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов учета запасов - в части договорной (учетной) цены запаса и дебету счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета "Отклонение в стоимости материалов", при использовании в учетной политике организации счетов заготовления и приобретения материалов или соответствующего субсчета к счетам учета запасов в части доли транспортно-заготовительных расходов.
При порче запасов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи.
30. Недостача запасов и их порча списываются со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу; сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов у некоммерческой организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.
Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
31. В материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т.п.) по фактам недостач и решения этих органов, а также заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.
32. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
34. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.
35. Материальные запасы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" по фактической себестоимости этих запасов с последующим отражением на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные расходы.
Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе чрезвычайных доходов организации.
